Tapuda düzenlenen resmî senet için “official deed drawn up at the land registry”, istem belgesi için “request document” önerilir. İki kâğıt aynı işlemde birbirinin yerine geçmez ve hiçbiri tapu senedi değildir. Yurt dışındaki okur bu üç belgeyi tek bir “deed” kelimesi altında görürse hangisinin sözleşme, hangisinin talep, hangisinin sonuç olduğunu ayıramaz; karşılıkların işi bu üç rolü ayrı tutmaktır.
Dayanak: resmî senedi kim düzenler
Tapu Kanunu düzenleyen makamı gösterir: mülkiyete, mülkiyetin gayrı aynî haklara ve kanunun saydığı irtifak hâllerine ilişkin resmî senetler tapu sicil müdürü veya tapu sicil görevlileri tarafından tanzim edilir (2644 sayılı Kanun md. 26). Tüzük ise senedin hangi işlemde düzenlendiğini söyler: sözleşme düzenlenmesi gereken işlemlerde resmî senet düzenlenir (Tapu Sicili Tüzüğü md. 21/1); düzenlenmesine ilişkin usul ve esaslar yönetmelikle belirlenir (md. 21/2). Bu iki hüküm birlikte okunduğunda belgenin kimliği çıkar: tapu müdürlüğünde, müdürlüğün görevlisi tarafından düzenlenen bir sözleşme metnidir.
Noterin düzenlediği senetten ayrılması
Sitenin karşılık kaydında ayrı bir karar zaten vardır: düzenleme şeklinde işlem, yani noterin düzenlediği işlem, İngilizcede “deed drawn up by the notary”, Fransızcada “acte dressé par le notaire” olarak karşılanır. Tapudaki resmî senet bu belge değildir, çünkü onu düzenleyen noter değil tapu görevlisidir. Bu yüzden karşılıkta fiil aynı kalır ve makam değişir: “drawn up at the land registry”, “dressé au bureau du registre foncier”. Aynı dosyada bir noter senedi ile bir tapu senedi yan yana geldiğinde ikisi bu iki kalıpla ayrılır. İki belgenin hukuki gücüne ilişkin bir karşılaştırma ise çeviride yazılmaz; çevirmen makamın adını aktarır, belgenin etkisini değerlendirmez.
İngilizcede “official deed” ile “title deed” ayrımı
Önerilen karşılıklar “official deed drawn up at the land registry (resmî senet)” ve “request document (istem belgesi)”dir. Üçüncü belge olan tapu senedi için “title deed (tapu senedi)” uygundur ve bu kalıp ilk ikisiyle karıştırılmaz. Ayrımın kaynağı tüzüktedir: tapu işlemleri ile ilgili olarak düzenlenen istem belgesi, resmî senet, tapu senedi ve ipotek belgelerinin birer örneği, müdürlük tarafından hak sahiplerine verilir (md. 85/1). Yani resmî senet işlemin sözleşmesidir, tapu senedi ise işlemden sonra hak sahibine verilen belgedir. Yalın “deed” kelimesi üçünü de karşılayabildiği için tek başına bırakılmaz; “property deed” gibi serbest kalıplar da kullanılmaz, çünkü hangi aşamanın belgesi olduğunu göstermez.
İstem belgesi ve üzerindeki kayıtlar
İstem belgesi sözleşme düzenlenmesini gerektirmeyen işlemlerin kâğıdıdır ve içeriği tüzükte yazılıdır: istem sahibinin kimlik bilgileri ile merkezî nüfus idaresi sisteminden alınan yerleşim yeri bilgilerini içerir (md. 22/1). Belgenin üzerinde çeviride korunması gereken birkaç kayıt vardır. Müdür veya görevlendireceği tapu görevlisi, istem belgesinin imzalanmasından önce işlemle ilgili tüm belgeleri kontrol eder ve hazırlama ile kontrol görevleri aynı kişide birleşemez (md. 22/2). İstem sahibi belgeyi “okudum” ibaresini yazarak imzalar; belge müdür veya görevlendireceği tapu görevlisi ile belgeyi düzenleyen tapu görevlisi tarafından imzalanarak müdürlük mührü ile onanır (md. 22/4). İstem belgesinde silinti, kazıntı, çıkıntı yapılamaz (md. 22/5). “Okudum” ibaresi çeviride bir açıklamaya dönüştürülmez, el yazısıyla yazılmış bir kayıt olarak aktarılır ve Türkçesi parantez içinde tutulur. Fiil ehliyeti şüphesinde alınan sağlık raporunun tarih ve numarası da resmî senet veya istem belgesi içeriğinde belirtilir (md. 19/2); bu satır varsa olduğu gibi çevrilir, raporun içeriği hakkında bir şey yazılmaz.
Sınır ötesi dosyada resmî senet gerekmeyen hâl ve yevmiye numarası
Tüzük, resmî senet düzenlenmesini gerektirmeyen işlemlerde aynî hakların tescili için aranan belgeleri sayar ve iki bent sınırı geçen dosyalarda öne çıkar. İstem yasal veya atanmış mirasçılar tarafından yapılırsa yetkili merciler tarafından verilmiş mirasçılık belgesi aranır (md. 20/1-a). İstem vasiyet alacaklısı tarafından yapılırsa taşınmazın tanımlandığı ve tescil hükmünü de içerir tenfiz kararı ya da hâkim tarafından tescil için yazılan yazı ile birlikte tenfiz kararı ve vasiyetnamenin onaylı bir örneği aranır (md. 20/1-b). Miras taksim veya miras payının devri sözleşmesinde tescil yetkisini içerir noterce düzenlenmiş sözleşme istenir (md. 20/1-c); mahkeme kararına dayalı tescillerde kesinleşmiş mahkeme kararı istenir (md. 20/1-e). Sitede “tenfiz” için kullanılan karşılık “exequatur” bu sayfada da aynı kalır. Belgenin tarih bilgisi yerine geçen kayıt ise yevmiye numarasıdır: yevmiye defterine tapu sicili üzerinde işlem yapılmasını gerektiren veya reddedilen istemler kaydedilir ve kayıtlı hakların birbirlerine üstünlüğü bu deftere yazım tarih ve sıra numarasına göre belirlenir (md. 23/1). Sözleşme düzenlenmesi gereken işlemlerde kayıt resmî senedin taraflarca imzalanmasından, gerekmeyen işlemlerde istem belgesinin imzalanmasından sonra yapılır (md. 23/2) ve deftere işlemin yevmiye numarası, saat ve dakikası ile ilgili kişilerin adları yazılır (md. 23/3). Yevmiye numarası çeviride harfiyen aktarılır, bir dosya numarası gibi yeniden biçimlendirilmez.
Fransızcada “acte officiel” ve kaçınılan kalıp
Fransızcada önerilen karşılıklar “acte officiel dressé au bureau du registre foncier (resmî senet)” ve “document de demande (istem belgesi)”dir; tapu senedi için “titre de propriété (tapu senedi)” uygundur. “Acte authentique” kalıbından kaçınılır: frankofon düzenlerde bu adın kendi şekil ve ispat kuralları olabileceği için okur Türk belgesine o düzenin sonuçlarını yükleyebilir. “Acte notarié” de kullanılmaz, çünkü belgeyi düzenleyen noter değildir. Müdürlük adı için “bureau du cadastre” ya da “bureau du registre foncier” kalıpları görülür; seçilen kalıp bütün dosyada sabit tutulur ve Türkçe adı ilk geçişte parantez içinde kalır. Acte Tercüme tapu müdürlüğünde düzenlenen resmî senedi, istem belgesini ve tapu senedini, yevmiye numarasını ve mühür kaydını değiştirmeden İngilizceye ya da Fransızcaya çevirir.