Yurt dışındaki bir mirasçı için vasiyetname dosyası çoğu zaman tek bir belgeyle gelmez: vasiyetnamenin yanında onun noterde saklandığını gösteren bir tutanak ve ölümden sonra düzenlenen tevdi yazıları bulunur. Bu sayfa noterin saklama görevini ve bu görevin ürettiği belgeleri ele alır.
Saklama tutanağı
Noterlik Kanunu (NK) md. 69’un birinci fıkrası, noterlerin açık veya kapalı olarak verilen vasiyetnameleri saklayacağını ve buna dair bir tutanak düzenleyeceğini söyler. “Açık” ve “kapalı” ifadeleri vasiyetnamenin noterliğe veriliş biçimini anlatır ve çeviride ayrı tutulur; kapalı vasiyetnamede metnin içeriği tutanakta yer almaz, yalnız teslim kaydı bulunur. Tutanak kendi tarih ve yevmiye numarasını taşır ve vasiyetnamenin tarihinden farklıdır.
Nüfus dairesine yazılan yazı
Aynı fıkra, saklanan vasiyetnameler ile noterlikçe düzenlenen sair ölüme bağlı tasarrufları yapanların ölümü hâlinde bilgi verilmesi için durumun, bunların kayıtlı oldukları nüfus dairelerine yazı ile bildirileceğini söyler. Bu yazı, vasiyetnamenin varlığının kayda geçmesini sağlar ve dosyada ayrı bir belge olarak bulunabilir. Kurum adı ve kayıt yeri bilgisi çeviride Türkçe hâliyle korunur.
Ölümden sonra tevdi zinciri
Md. 69’un ikinci fıkrası, nüfus idaresi tarafından ölümün ihbarı veya resmî bir belge ile ispatı hâlinde noterin, yetkili sulh hâkimine verilmek üzere dairesinde saklı bulunan vasiyetnamelerin ve noterlikçe düzenlenmiş ölüme bağlı tasarruf senetlerinin onaylı örneklerini Cumhuriyet Savcılığına tevdi edeceğini söyler. Zincir üç makamdan geçer: noter, savcılık, sulh hâkimi. Çeviride üç makam adı da ayrı ayrı korunur ve “mahkemeye gönderildi” gibi bir sadeleştirme yapılmaz; hangi makamın hangi aşamada görev yaptığını yalnız bu adlar gösterir.
Onaylı örnek ile asıl ayrımı
Fıkra tevdi edilenin “onaylı örnek” olduğunu söyler; asıl noterlikte kalır. Yurt dışındaki mirasçının eline geçen belge bu nedenle çoğu zaman bir örnektir ve üzerinde onay kaydı bulunur. Onay kaydı çeviride ayrı bir blok olarak gösterilir; aslın nerede olduğu bilgisi de belgenin parçasıdır. Vasiyetnamenin açılması ve mirasçılara bildirilmesi ayrı bir usuldür ve bu sitenin yargı bölümünde ele alınır.
Çeviride korunan üç tarih
Bu dosyalarda en az üç tarih bulunur: vasiyetnamenin düzenlenme tarihi, saklama tutanağının tarihi ve tevdi yazısının tarihi. Üçü farklı yıllara düşebilir ve zincirin sırasını yalnız tarihler gösterir; hiçbiri hedef dildeki biçime uyarlanırken gün ve ay sırası karıştırılmaz. Vasiyetnamenin geçerliliğine ya da içeriğinin sonucuna ilişkin bir değerlendirme çeviriye eklenmez. Acte Tercüme vasiyetnameleri, saklama ve tevdi tutanaklarını ve ölüme bağlı tasarruf senetlerini İngilizceye ya da Fransızcaya çevirir.