Şubeye ilişkin bir sicil belgesi çevrilirken ilk ayrılması gereken şey iki sicil kaydıdır: merkezin bağlı olduğu sicildeki kayıt ile şubenin bulunduğu yerin sicilindeki kayıt. Türk Ticaret Kanunu md. 40/3 merkezi Türkiye’de bulunan ticari işletmelerin şubelerinin de bulundukları yerin ticaret siciline tescil ve ilan olunduğunu söyler. Belgede bu yüzden iki yer adı, iki sicil numarası ve bazen iki ayrı tescil tarihi görünür; çeviri bunları tek bir kayıt gibi sunmaz.
Şube kendi sicilinde kaydedilir
Md. 40/3 üç cümleden oluşur ve her cümlesi çeviride ayrı bir bilgiyi taşır. Birinci cümle şubenin bulunduğu yerin ticaret siciline tescil ve ilan olunduğunu söyler. İkinci cümle ticaret unvanına ve imza örneklerine ilişkin birinci ve ikinci fıkra hükümlerinin bu işletmelere de uygulandığını belirtir; yani md. 40/1’in tescil ve ilan yükümlülüğü ile md. 40/2’nin imza kaydı kuralı şube için de işler. Üçüncü cümle bir kolaylık getirir: Kanunda aksine hüküm bulunmadıkça merkezin bağlı olduğu sicile geçirilen kayıtlar şubenin bağlı bulunduğu sicile de tescil olunur, ancak bu hususta şubenin bulunduğu yer sicil müdürlüğünün ayrı bir inceleme zorunluluğu yoktur. Bir şube belgesinde merkezden gelen kayıtların tekrar edilmiş olması bu yüzden beklenen bir durumdur ve çeviride tekrar diye kısaltılmaz.
Merkezin kaydına gönderme satırı
Anonim şirketlerde md. 354/2 daha kısa bir ifade kullanır: şubeler, merkezin sicil kaydına gönderme yapılarak bulundukları yer ticaret siciline tescil olunurlar. Bu gönderme belgede bir atıf satırı olarak görünür ve merkezin sicil numarası ile tescil yerini içerir. Çeviride atıf satırı olduğu gibi aktarılır; merkez ile şube kayıtları tek bir başlık altında birleştirilmez, çünkü belgenin hangi sicilden alındığı ancak bu satırdan okunur. Esas sözleşme değişikliklerinde md. 455 kararın şirket merkezinin ve şubelerinin bulunduğu yerin ticaret siciline tescil edildiğini söyler; bir tadil dosyasında bu yüzden birden çok tescil kaydı bulunabilir.
Şube unvanı ve imza örnekleri
Md. 39/1 her tacirin ticari işletmesine ilişkin işlemleri ticaret unvanıyla yapmak ve işletmesiyle ilgili senetlerle diğer belgeleri bu unvan altında imzalamak zorunda olduğunu söyler. Md. 39/2 tescil edilen ticaret unvanının ticari işletmenin görülebilecek bir yerine okunaklı bir şekilde yazıldığını, tacirin işletmesiyle ilgili olarak düzenlediği ticari mektuplarda ve ticari defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgelerde tacirin sicil numarası, ticaret unvanı, işletmesinin merkezi ile internet sitesi oluşturma yükümlülüğüne tabi ise tescil edilen internet sitesinin adresinin de gösterildiğini belirtir. Şube belgelerinde unvanın yanında şube ekinin bulunması bu yüzden olağandır. Ticaret unvanının şekli tüzel kişilerde md. 42 ve 43’te düzenlenir; anonim, limited ve kooperatif şirketlerin unvanına ilişkin kural md. 43’tedir. Çeviride unvan çevrilmez, şube eki kaynak dildeki sırasıyla korunur ve hedef dilde şirket türünü gösteren yerel bir kısaltmayla değiştirilmez.
Temsil yetkisinin şubeye özgülenmesi
Şube belgelerinin en önemli hukuki satırı temsil yetkisinin kapsamıdır. Md. 371/1 temsile yetkili olanların şirketin amacına ve işletme konusuna giren her tür işi ve hukuki işlemi şirket adına yapabileceğini söyler. Md. 371/3 ise sınırlamanın hangi hâlde üçüncü kişiye karşı işlediğini belirler: temsil yetkisinin sınırlandırılması iyiniyet sahibi üçüncü kişilere karşı hüküm ifade etmez; ancak temsil yetkisinin sadece merkezin veya bir şubenin işlerine özgülendiğine veya birlikte kullanılmasına ilişkin tescil ve ilan edilen sınırlamalar geçerlidir. Yani şubeye özgüleme, tescil ve ilan edilmişse üçüncü kişilere karşı da sonuç doğurur. Çeviride bu cümlenin iki parçası ayrı ayrı aktarılır; genel sınır ile tescilli sınır tek bir ifadeye indirilmez. Md. 371/2 temsile yetkili olanların üçüncü kişilerle işletme konusu dışında yaptığı işlemlerin de şirketi bağladığını, meğerki üçüncü kişinin işlemin işletme konusu dışında bulunduğunu bildiği veya bilebilecek durumda olduğu ispat edilsin, ekler ve şirket esas sözleşmesinin ilan edilmiş olmasının bu hususun ispatı açısından tek başına yeterli delil olmadığını söyler.
Şube müdürü hangi organın kararıyla atanır
Md. 375/1-d, 23/5/2024 tarihli 7511 sayılı Kanunla değişti ve yönetim kurulunun devredilemez görevleri arasında müdürlerin ve aynı işleve sahip kişilerin atanmaları ile görevden alınmaları sayılırken şube müdürleri bu kapsamın dışına çıkarıldı. Bu yüzden dosyada bir şube müdürü ataması, yönetim kurulu kararından farklı bir organın ya da yetkilinin kararı olarak görünebilir. Çeviride kararı alan organın adı olduğu gibi kalır; hedef dilde alışılmış bir organ adıyla değiştirilmez. Türkiye’de yapılan yeminli çeviri, belgenin gideceği ülkede kendiliğinden kabul edilmez; bazı makamlar kendi yeminli çevirmen listesinden çeviri ister. Çeviriye başlamadan önce alıcı makamın kuralını sormanızı öneririz.
Şube belgesinde korunan satırlar
Şube sicil belgesinden çeviriye şu bloklar eksiksiz geçer: belgenin adı ve tarihi; merkezin unvanı, merkez yeri ve sicil numarası; şubenin adresi ve sicil numarası; şube tescil tarihi; şubenin işletme konusu ya da faaliyet tanımı; şubeye tahsis edilen sermayeye ilişkin satır; temsile yetkili kişiler ile imza şekli; varsa Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ilan bilgisi; düzenleyen müdürlüğün adı, imza ve mührü. Sicil numaraları harfiyen aktarılır, iki numara aynı biçimde yazılmış olsa bile ayrı satırlarda tutulur. Adres satırlarındaki il, ilçe ve mahalle adları çevrilmez. Acte Tercüme şube tescil belgesini merkez kaydı atfı, temsil yetkisi satırları ve sicil numaralarıyla birlikte İngilizceye ya da Fransızcaya çevirir.