Bir ticari davada defterlerin ibrazına karar verilirse çeviriye gelen malzeme bir belge değil bir kayıt yığınıdır ve buradaki ilk kural dil kuralıdır: Türk Ticaret Kanunu md. 65/1 defterlerin ve gerekli diğer kayıtların Türkçe tutulduğunu söyler. Yani Türk şirketinin defteri kural olarak Türkçedir ve yabancı tarafa gidecekse çevrilir. Karşı yönde, yabancı bir şirketin defteri Türk mahkemesine sunulacaksa çeviri yükümlülüğü Hukuk Muhakemeleri Kanunu md. 223’ten doğar.
Defterler Türkçe tutulur
Md. 65/1 iki cümledir ve ikincisi çeviri açısından en az birincisi kadar önemlidir: kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde bunların anlamları açıkça belirtilmelidir. Defterlerde muhasebe kısaltmaları, hesap kodları ve kurum içi semboller yoğun biçimde bulunur. Çeviride bu kısaltmalar hedef dilin muhasebe kısaltmalarıyla değiştirilmez; kaynak dildeki kısaltma korunur ve anlamı, defterde belirtilmişse defterdeki açıklamayla birlikte verilir. Md. 65/2 defterlere yazımların ve diğer gerekli kayıtların eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapıldığını söyler; kayıt tarihleri ve sıra numaraları bu yüzden birebir aktarılır ve yeniden sıralanmaz.
İbraz kararı ve delil şartları
Hukuk Muhakemeleri Kanunu md. 222/1 mahkemenin, ticari davalarda tarafların ticari defterlerinin ibrazına kendiliğinden veya taraflardan birinin talebi üzerine karar verebileceğini söyler. Md. 222/2 defterlerin delil olarak kabul edilebilmesi için kanuna göre eksiksiz ve usulüne uygun olarak tutulmuş, açılış ve kapanış onayları yaptırılmış ve defter kayıtlarının birbirini doğrulamış olmasının şart olduğunu belirtir. Md. 222/3 sahibi lehine delil olma şartlarını sayar ve 22/7/2020 tarihli 7251 sayılı Kanunla eklenen cümleyle diğer tarafın usulüne uygun defterlerinin ilgili hususta hiçbir kayıt içermemesi hâlinde defterlerin sahibi lehine kullanılamayacağını söyler; aynı fıkra, bu şartlara uygun defterlerdeki sahibi lehine ve aleyhine olan kayıtların birbirinden ayrılamayacağını da belirtir. Bu son cümle çeviri kapsamını doğrudan etkiler: bir dosyada yalnız lehe olan sayfaların çevrilmesi kaydın bütünlüğünü bozar; hangi sayfaların çevrileceğine dosyayı yürüten avukat karar verir.
Onay eksikliği kimin aleyhine
Md. 222/4 açılış veya kapanış onayları bulunmayan ve içerdiği kayıtlar birbirini doğrulamayan ticari defter kayıtlarının sahibi aleyhine delil olduğunu söyler. Md. 222/5 ise taraflardan biri tacir olmasa dahi, tacir olan diğer tarafın ticari defterlerindeki kayıtları kabul edeceğini belirtmesine karşın karşı tarafın defterlerini ibrazdan kaçınması hâlinde, ibrazı talep eden tarafın iddiasını ispat etmiş sayıldığını belirtir. Bu yüzden defterin ilk ve son sayfalarındaki onay şerhleri çeviride birinci derecede önemlidir: onayın hangi makam tarafından, hangi tarihte ve hangi yevmiye numarasıyla verildiği eksiksiz aktarılır. Onay şerhi okunamıyorsa çeviride okunamayan yer olarak gösterilir; tahminle tamamlanmaz.
Hangi defterler ticari defterdir
Md. 64/1 her tacirin ticari defterleri tutmak ve defterlerinde ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorunda olduğunu söyler. Md. 64/3 fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile dördüncü fıkrada sayılan defterlerin açılış onaylarının kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapıldığını, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onaylarının defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırıldığını belirtir. Aynı fıkra pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen dönemlerde açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edebileceğini söyler; anonim ve limited şirketlerin tescili sırasında açılış onaylarının ticaret sicili müdürlükleri tarafından yapıldığını da ekler. Md. 64/4 pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterlerin de ticari defter olduğunu söyler. Çeviride her defterin adı kendi adıyla verilir; yevmiye defteri ile defteri kebir tek bir ada indirilmez.
Saklama, veri taşıyıcısı ve ibraz biçimi
Md. 82/1 tacirin ticari defterlerini, envanterlerini, açılış ve ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, alınan ticari mektupları, gönderilen ticari mektupların suretlerini ve kayıtların dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlü olduğunu söyler; md. 82/2 ticari mektupların bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalar olduğunu belirtir. Md. 82/5 bu belgelerin on yıl saklandığını, md. 82/6 sürenin hangi takvim yılının bitişiyle başladığını söyler. Md. 82/7 defter ve belgelerin yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet ya da hırsızlık sebebiyle kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğraması hâlinde tacirin, zıyaı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün içinde yetkili mahkemeden kendisine bir belge verilmesini isteyebileceğini ve bu davanın hasımsız açıldığını belirtir; böyle bir dosyada çeviriye bir mahkeme belgesi de girer. Md. 86 ise ibraz biçimini düzenler ve görüntü ya da veri taşıyıcısı aracılığıyla ibrazda okunabilir kopya sunma yükümlülüğünü getirir. Yargı ve hukuki işlem belgeleri, hiçbir aşamada ücretsiz makine çeviri ya da yapay zekâ hizmetlerine yüklenmez.
Defter kaydında korunan öğeler
Defter kayıtlarının çevirisinden çıkarılmayacak öğeler şunlardır: defterin adı ve ait olduğu faaliyet dönemi; açılış ve kapanış onayı şerhleri, tarihleri ve numaraları; sayfa ve satır numaraları; kayıt tarihleri; hesap adları ve kodları; borç ve alacak sütun başlıkları; para biriminin adı; kayıtların dayandığı belgeye yapılan atıflar. Sütun yapısı çeviride korunur, satırlar birleştirilmez ve sayısal alanlara dokunulmaz; binlik ve ondalık ayırıcıların hedef dilde farklı olduğu hâllerde biçim dönüşümü çeviri notunda açıkça belirtilir ya da kaynak biçim aynen bırakılır. Md. 87 bu Kısım hükümlerinin, işletmesini ticaret siciline tescil ettirmekle yükümlü olan işletme sahipleri için tescil yükümlülüğünün doğduğu andan itibaren geçerli olduğunu söyler. Acte Tercüme ticari defter kayıtlarını, açılış ve kapanış onayı şerhlerini ve kayıtların dayandığı belgeleri sütun yapısını koruyarak İngilizceye ya da Fransızcaya çevirir.