Tasfiye dosyasında çeviriye gelen kâğıtların hepsi aynı ana ait değildir: sona erme kararı, tasfiye memurunun atanma kaydı, alacaklılara yapılan çağrılar, tasfiye bilançoları ve en sonda unvanın sicilden silinmesine ilişkin kayıt farklı tarihleri gösterir. Yurt dışındaki bir alacaklı ya da ortak, şirketin hâlâ tüzel kişiliği olup olmadığını bilmek ister. Türk Ticaret Kanunu md. 533/2 bu soruya doğrudan yanıt verir ve çeviride korunması gereken bir unvan eki getirir.
Unvana eklenen tasfiye hâlinde ibaresi
Md. 533/1 sona eren şirketin tasfiye hâline girdiğini, Kanundaki istisnaların saklı olduğunu söyler. Md. 533/2 daha ayrıntılıdır: tasfiye hâlindeki şirket, pay sahipleriyle olan ilişkileri de dâhil, tasfiye sonuna kadar tüzel kişiliğini korur ve ticaret unvanını tasfiye hâlinde ibaresi eklenmiş olarak kullanır; bu hâlde organlarının yetkileri tasfiye amacıyla sınırlıdır. Bu ek belgede unvanın parçasıdır. Çeviride unvanın kendisi çevrilmez, ancak tasfiye hâlinde ibaresinin hedef dilde karşılığı verilir ve kaynak dildeki biçimi de gösterilir; ibare atlanırsa okur şirketi olağan faaliyette sanır. Md. 534 iflas hâlinde tasfiyenin iflas idaresi tarafından İcra ve İflas Kanunu hükümlerine göre yapıldığını söyler; iflas dosyasındaki kâğıtlar bu yüzden ayrı bir aileye girer ve tasfiye belgeleriyle aynı adla sunulmaz.
Tasfiye memurunun atanması ve tescili
Md. 536/1 esas sözleşme veya genel kurul kararıyla ayrıca tasfiye memuru atanmadığı takdirde tasfiyenin yönetim kurulu tarafından yapıldığını, tasfiye memurlarının pay sahiplerinden veya üçüncü kişilerden olabileceğini söyler. Md. 536/2 kaydı zorunlu kılar: yönetim kurulu, tasfiye memurlarını ticaret siciline tescil ve ilan ettirir ve tasfiye işlerinin yönetim kurulunca yapılması hâlinde de bu hüküm uygulanır. Md. 536/3 şirketin feshine mahkemenin karar verdiği hâllerde tasfiye memurunun mahkemece atandığını belirtir; böyle bir dosyada çeviriye bir mahkeme kararı da girer ve o karar tasfiye kaydından ayrı adlandırılır. Md. 537/2 pay sahiplerinden birinin istemiyle ve haklı sebeplerin varlığında mahkemenin de tasfiyeye memur kişileri görevden alıp yerlerine yenilerini atayabileceğini, bu yolla atanan tasfiye memurlarının mahkeme kararına dayanılarak tescil ve ilan olunduğunu söyler.
Vatandaşlık ve yerleşim yeri kaydı
Md. 536/4 temsile yetkili tasfiye memurlarından en az birinin Türk vatandaşı olmasının ve yerleşim yerinin Türkiye’de bulunmasının şart olduğunu söyler. Md. 537/3 bu şartın karşılanmadığı hâlde mahkemenin, pay sahiplerinden veya alacaklılardan birinin ya da Bakanlığın istemiyle şarta uygun bir atama yapabileceğini düzenler. Sicil kaydında bu yüzden memurların uyruğu ve yerleşim yeri ayrı satırlarda görünür ve çeviride bu satırlar birleştirilmez. Uyruk bilgisi belgede yazılı olan biçimiyle aktarılır; ad yazımı pasaporttaki yazımdan farklıysa iki biçim birlikte gösterilir.
Alacaklılara çağrı ve dağıtım süresi
Md. 543/1 tasfiye hâlinde bulunan şirketin borçları ödendikten ve pay bedelleri geri verildikten sonra kalan varlığın, esas sözleşmede aksi kararlaştırılmamışsa pay sahipleri arasında ödedikleri sermayeler ve imtiyaz hakları oranında dağıtıldığını söyler. Md. 543/2 bir bekleme süresi koyar: alacaklılara üçüncü kez yapılan çağrı tarihinden itibaren üç ay geçmedikçe kalan varlık dağıtılamaz; şu kadar ki, hâl ve duruma göre alacaklılar için bir tehlike mevcut olmadığı takdirde mahkeme üç ay geçmeden de dağıtmaya izin verebilir. Md. 543/3 esas sözleşme ve genel kurul kararında aksine hüküm bulunmadıkça dağıtmanın para olarak yapıldığını belirtir. Dosyada üç ayrı çağrı ilanı bulunabilir ve çeviride bu ilanların tarihleri ayrı ayrı gösterilir; üçüncü çağrının tarihi süre başlangıcı olduğu için özellikle korunur. Md. 542 tasfiye memurlarının görevlerini bent bent sayar ve tasfiyenin gerektirmediği yeni bir işlem yapamayacaklarını söyler.
Defterlerin saklanması ve unvanın silinmesi
Md. 544 tasfiyenin sonunda defterlerin ve tasfiyeye ilişkin olanlar da dâhil belgelerin 82 nci madde uyarınca saklandığını söyler; md. 82/5 aynı maddenin ilk fıkrasında sayılan belgelerin on yıl saklandığını, md. 82/6 ise saklama süresinin hangi takvim yılının bitişiyle başladığını belirtir. Md. 545/1 son adımı kurar: tasfiyenin sona ermesi üzerine şirkete ait ticaret unvanının sicilden silinmesi tasfiye memurları tarafından sicil müdürlüğünden istenir ve istem üzerine silinme tescil ve ilan edilir. Bu yüzden dosyanın en son kâğıdı bir silinme kaydıdır ve çeviride başlığı olduğu gibi kalır; silinme kaydı bir kapanış bilançosu ya da bir fesih kararı gibi adlandırılmaz. Tasfiyeye ilişkin genel kurul kararlarının md. 418 uyarınca alındığını md. 546/3 söyler; limited şirkette şirketin feshi genel kurulun devredilemez yetkileri arasındadır (md. 616/1-i).
Ek tasfiye ve tasfiyeden dönme
Md. 547/1 tasfiyenin kapanmasından sonra ek tasfiye işlemlerinin yapılmasının zorunlu olduğu anlaşılırsa son tasfiye memurları, yönetim kurulu üyeleri, pay sahipleri veya alacaklıların, şirket merkezinin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesinden bu ek işlemler sonuçlandırılıncaya kadar şirketin yeniden tescilini isteyebileceğini söyler; md. 547/2 mahkemenin istemi yerinde bulursa şirketin ek tasfiye için yeniden tesciline karar vereceğini ve tasfiye memurlarını atayarak tescil ve ilan ettireceğini belirtir. Md. 548/1 şirket sürenin dolmasıyla veya genel kurul kararıyla sona ermişse, pay sahipleri arasında şirket malvarlığının dağıtımına başlanılmış olmadıkça genel kurulun şirketin devam etmesini kararlaştırabileceğini söyler. Bu yollarda sicilden silinmiş bir unvan yeniden tescil edilebilir; çeviride silinme ve yeniden tescil kayıtları ayrı ayrı gösterilir ve tarih sırası bozulmaz. Yurt dışında kullanılacak nüshada noterlik işleminin imza ve mührünün apostilini Noterlik Kanunu md. 199 uyarınca herhangi bir il ya da ilçenin en büyük mülki amiri, yani vali ya da kaymakam verir. Acte Tercüme tasfiye memuru atama kaydını, alacaklılara çağrı ilanlarını ve unvanın silinmesine ilişkin sicil kaydını tarih satırlarıyla birlikte İngilizceye ya da Fransızcaya çevirir.