Dışişleri Bakanlığı bir belgenin sınır ötesi yolunda iki ayrı rolde görünür. Birincisi belge tasdikidir: Bakanlığın Tasdik Birimi, bazı ülkelere gidecek Türk belgelerinde ve bazı ülkelerden gelen belgelerde zincirleme tasdikin son halkasıdır. İkincisi adli yazışmadır: bazı sözleşme ve ikili anlaşmalarda talepler diplomatik kanaldan, yani Bakanlık üzerinden yürür. İki rol de belgenin kendisine değil, üzerindeki imza ve mühre bakar. Bu sayfa Bakanlığın bu iki roldeki yerini kendi bilgilendirme metnine dayanarak ele alır ve çevirinin zincire nerede girdiğini gösterir.
Tasdik neyi onaylar
Tasdik Biriminin bilgilendirme metni işlemi şöyle tanımlar: tasdik, resmî bir evrakın üzerinde yer alan imza ve mührün metne şamil olmamak üzere doğruluğunun onaylanmasıdır ve her resmî makam kendisinden bir önce belgeyi onaylamış olan makamın imza ve mührünün doğruluğunu tasdik eder. Bakanlığın tasdiki bu yüzden belgenin içeriğine ya da çevirinin doğruluğuna ilişkin bir beyan değildir; zincirde kendisinden önceki imzanın gerçekten o makama ait olduğunu gösterir. Yabancı bir belgenin üzerindeki tasdik şerhleri de belgenin parçasıdır ve Türkçe çeviriye alınır; şerhteki makam adı, tarih ve numara birebir aktarılır.
Türk belgesi için zincirin sırası
Bilgilendirme metnine göre Türk makamlarından alınan resmî belge, kullanılacağı ülke makamları talep ederse önce o ülkenin diline çevrilir ve çeviri noterde onaylatılır. Sonra belge, düzenlendiği yerin mülki amirliğinde, yani valilik ya da kaymakamlıkta tasdik edilir. Son aşama Bakanlığın Tasdik Biriminde onaydır. Zincirin sırası metinde bu şekilde yazılıdır: noter, mülki amir, Bakanlık. Çeviri bu yolda en başta durur; tasdikler çeviriden sonra gelir ve noterin imzası zincirin ilk halkasını oluşturur. Bu yüzden çeviri bitmeden zincir başlatılamaz ve çeviride sonradan yapılacak bir düzeltme zincirin tekrar kurulmasını gerektirir.
Bakanlık tasdiki hangi ülke için gerekir
Bakanlık tasdiki yalnız 1961 Lahey Apostil Sözleşmesine taraf olmayan ülkelere gidecek belgelerde zincirin son halkasıdır; Bakanlık apostil şerhi taşıyan evrakı tasdik etmez ve apostilin kendisi idari belgede ve her noterlik işleminde vali ya da kaymakamdan, adli belgenin aslında adalet komisyonu başkanlığından alınır. Bakanlığın bilgilendirme metnindeki genel bir cümle bu onayı yalnız mülki amirlere bağlar; cümle adli belgenin aslı bakımından eksik olduğu için tek başına alıntılanmamalıdır. Belgenin gideceği ülkenin Sözleşmeye taraf olup olmadığı, zincirin baştan kurulup kurulmayacağını belirler.
Yabancı belge Türkiye’ye gelirken iki yöntem
Bilgilendirme metni ters yön için iki yol sayar. İkisinde de belge önce düzenlendiği ülkenin iç onay süreçlerinden geçer ve o ülkenin dışişleri bakanlığında tasdik edilir. Birinci yöntemde belge, o ülkedeki Türk dış temsilciliğinde tasdik ettirilir; metne göre yabancı resmî belgenin yeminli tercüman tarafından yapılmış Türkçe tercümesi, temsilcilikçe tasdik edilmiş hâliyle belgeye iliştirilir ve belge bu hâliyle, ayrıca Bakanlıkça ya da başka bir makamca tasdik edilmesine gerek olmadan Türkiye’de kullanılabilir. İkinci yöntemde belge, düzenlendiği ülkenin Türkiye’deki temsilciliğinde tasdik ettirilir; bu temsilcilik Ankara’daysa onay Bakanlıkta, başka bir şehirdeyse o şehrin valiliğinde tasdik edilir. Çevirinin nerede ve kim tarafından yapılacağı iki yöntemde farklıdır; bu yüzden yöntem baştan belirlenmelidir.
Adli yazışmada diplomatik kanal
Bakanlığın ikinci rolü, bazı sözleşme ve anlaşmalarda yazışmanın kanalı olmasıdır. Türkiye, ceza hükümlerinin milletlerarası geçerliliğine ilişkin Avrupa Sözleşmesi ile ceza kovuşturmalarının aktarılmasına ilişkin Avrupa Sözleşmesinde, talep ve yazışmaların diplomatik kanaldan gönderileceğini beyan etmiştir. Hindistan ile hukuki ve ticari konulardaki anlaşma adli yardım talebinin diplomatik ya da konsüler kanaldan iletilmesini öngörür; cezai anlaşma taleplerin yazılı olarak diplomatik yoldan yapılmasını ister ve iki anlaşmada da yazışma dili İngilizcedir. Yurt dışındaki Türk memurlarına tebligat da Bakanlık vasıtasıyla yapılır ve bu evrakın yabancı dile çevrilmesine gerek yoktur (Genelge 63/3 p.37, p.38).
Adres ve yazılmayan adres
Bakanlığın kendi iletişim sayfasındaki adres şudur: “Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı Dr. Sadık Ahmet Cad. No:8 Balgat / ANKARA, 06520”. Tasdik Biriminin ayrı bir adresi olup olmadığı ve varsa ne olduğu kurumun kendi sayfasından doğrulanamadığı için bu sayfaya alınmadı; birimin hangi genel müdürlüğe bağlı olduğu da kurum metninde açıkça yazılı değildir. Acte Tercüme zincirleme tasdike girecek yargı ve hukuki işlem belgelerini İngilizceye ya da Fransızcaya, yurt dışından tasdikli olarak gelen belgeleri Türkçeye çevirir.